Personalaktenrecht / Elektronische Personalakte

im öffentlichen und kirchlichen Dienst

Sie kennen die rechtichen Grundlagen des Personalaktenrechts und erfahren, welche Möglichkeiten die digitale Personalakte für die Personalverwaltung bietet und welche rechtlichen Rahmensetzungen bei ihrer Einführung und Umsetzung einzuhalten sind.

Zu folgenden Terminen findet das Seminar statt:

Teilnehmer m/w: 
MA von Personalabteilungen, Führungskräfte, Projektleiter E-Verwaltung Betriebsräte, Personal- und Mitarbeitervertretungen, Datenschutzbeauftragte, Beamte und Arbeitnehmer, die Rechte und Pflichten im Personalaktenrecht kennen müssen.

Das Thema:
In die Verwaltungen zieht mehr und mehr die elektronische Aktenführung ein. So gewinnt auch die digitale Personalakte zunehmend an Bedeutung. Sie bietet viele Möglichkeiten, die Arbeit mit der Personalakte effektiver und effizienter zu gestalten. Während die Papier-Akte aufwändig aufbewahrt, gepflegt und im Arbeitsalltag mit vielen Suchvorgängen belastet ist, können mit der Digitalisierung sämtlicher Schriftwechsel und Dokumente, die Bestandteil der Personalakte sind, die Arbeitsprozesse in der Personalverwaltung beschleunigt und systematisiert werden.
Im ersten Teil werden die Grundsätze des Personalaktenrechts einschl. aktueller Rechtsprechung vermittelt. Im zweiten Teil erfahren Sie, welche Möglichkeiten die digitale Personalakte für die Personalverwaltung bietet, welche rechtlichen Rahmensetzungen bei ihrer Einführung und Umsetzung einzuhalten sind und welche Rechte die Arbeitnehmervertretung dabei hat. Schwerpunkt dabei ist die rechtliche Einordnung.
Zur Umsetzung werden mögliche Lösungen vorgestellt und diskutiert.
Das Beamtenrecht des Bundes und der Länder sowie die Vorgaben der Tarifverträge finden Berücksichtigung. Aktuelle Rechtsprechung rundet das Programm ab.

Seminarinhalt:

Personalaktenrecht

Rechtsquellen

1. Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung
2. Bundesbeamtengesetz und Beamtenstatusgesetz
3. Beamtengesetze der Länder
4. Betriebsverfassungsgesetz
5. Tarifverträge
6. Verwaltungsvorschriften

Grundbegriffe

• Materieller und formeller Personalaktenbegriff
• Grund-, Teil- und Nebenakte
• Sachakte
• Personaldaten in Dateien (BDSG, LDSG)

Grundsätze des Personalaktenrechts

1. Transparenz
2. Aktenwahrheit
3. Zweckbindung
4. Vertraulichkeit

Inhalt von Personalakten

• Ärztliche Gutachten
• Beurteilungen
• Bewerbungsunterlagen
• Führungszeugnisse
• Kritikgespräche, Ermahnungen, Abmahnungen
• Zielvereinbarungen

 Einsichtsrechte in die Personalakte

• Beamte und Arbeitnehmer
• Einsichtnahme Dritter
• Auskünfte durch den Dienstherrn/Arbeitgeber
• Versendung von Personalakten

Entfernung von Schriftstücken aus der Personalakte

• Personalaktenrechtliche Anhörung nach TV-L
• Anhörung zur Sache
• Besonderheiten für TVöD-Anwender
• Rechtsprechung der Arbeitsgerichte zum Entfernungsanspruch

Umsetzung im Beamtenrecht

Die Auslagerung der Personalakten in das Ausland

Datenschutz

Weitere Themenwünsche der Teilnehmer/innen

Die elektronische Personalakte

Grundlagen:

• Grundlagen des Personalaktenrechts
• Grundbegriffe

Die Zukunft ist digital!?!

• Die unterschiedliche Ausgangslage
• Privatwirtschaft
• Öffentlicher Dienst
• Gesteigerter oder geschwächter Grundrechtsschutz?

Rechtsquellen

• Rechtssicherheit im Bundesbeamtengesetz und
• … offene Fragen im Beamtenstatusgesetz
• Spielräume im Landesbeamtengesetz
• Rechtliche Rahmenbedingungen der DSGVO
• Vorgaben des Datenschutzes
• Rechtsprechung zur Führung digitaler Personalakten

Begriffsbestimmungen

• Personalakte
• E-Akte
• Hybridakte
• Doppelte Aktenführung?
• arf die papierene Akte vernichtet werden?

Vorteile und Risiken der E-Akte

• Grundsatz der Datenseparierung
• Abschirmung innerhalb des Systems
• Speicherung der Daten (Inhouse versus Cloud)
• Leserechte
• Löschungsmöglichkeiten
• Überwachung der Entdrahter und Scan-Teams

Das Mitbestimmungsrecht des …

• Betriebsrats / Personalrats
• Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen

Rechte und Pflichten des betrieblichen/behördlichen Datenschutzbeauftragten

Diskussion zur Umsetzung, z. B.

• Scannen und Digitalisieren von Personalakten
• Programme zum Anlegen der elektronischen Personalakte und typische Inhalte
• TÜV-Zertifizierung der Provider
• Cloud-Lösungen vs. Inhouse

Weitere Themenwünsche der Teilnehmer/innen

Aktuelle Rechtsprechung

• Arbeitsgerichte
• Verwaltungsgerichte

Preis:
650,00 € zuzügl. MWSt. (incl. Unterlagen, TN-Nachweis)

Zeitplan:

Ab 8.45 Uhr ist die Lernplattform geöffnet
09.00 Uhr -10.30 Uhr - Web-Seminar
Pause 10.30 Uhr - 10.45 Uhr 
10.45 Uhr - 12.15 Uhr - Web-Seminar
Pause 12.15 Uhr - 13.15 Uhr
13.15 Uhr - 14.45 Uhr – Web-Seminar
Pause 14.45 Uhr – 15.00 Uhr
15.00 Uhr – 16.15 Uhr – Web-Seminar
anschließend besteht die Möglichkeit für jeden TN, individuelle Fragen mit dem Dozenten zu diskutieren

Technische Voraussetzung:
PC mit Internetzugang sowie Akzeptanz eines Links zur Lernplattform (Webex o. ä.) Weiterhin sollten Sie eine Kamera und einen Lautsprecher am PC oder Laptop, Smartphone zur Verfügung haben. Kopfhörer oder Headset verbessern die Akustik, sind jedoch nicht notwendig.